Свадьба — волнительное событие, поэтому когда жених и невеста обращаются к нам за помощью в организации праздничного банкета, они обычно задают десятки вопросов. В этой публикации мы собрали самые популярные из них и на каждый постарались ответить максимально развернуто. Надеемся, что этот импровизированный гайд по организационным моментам поможет вам сориентироваться в особенностях банкетного кейтеринга и вы придете к нам с четким пониманием своих ожиданий от сотрудничества с Incity Catering.
Разумеется, варианты есть и их масса. Не загоняйте себя в рамки ближайших ресторанов, залы которых смогут вместить запланированное количество гостей. Рассмотрите более интересные альтернативы: загородные виллы, старинные особняки, города с «любовным прошлым», как у Вероны или не менее известной среди романтиков Венецией. А если по каким-то причинам выбираться из города далеко вы не можете, например, потому что не все гости смогут прилететь на праздник за границу, тогда можно воссоздать маленькую Европу по месту — обустроить шатер для празднования прямо посреди леса, накрыть столы блюдами заграничной кухни, пригласить зарубежных звезд.
Все зависит от ваших пожеланий и количества гостей, которое вы ждете на торжестве. У нас есть история, когда кейтеринговая команда работала на большой грузинской свадьбе, которую изначально хотели «загнать в рамки» банкетного зала, но в итоге выбрали Подмосковную базу отдыха, оформили банкетную зону под открытым небом, и только так обеспечили всех местами за столами с традиционными блюдами.
Обязательно учитывайте сезонность и переменчивость погоды. Даже если дождя не обещают, полезным будет иметь запасной план на случай аномального изменения погодных условий. В этом помещения гораздо выгоднее — что бы ни происходило за окном, гостям и молодоженам тепло и уютно. Но есть и свои нюансы, например, ограниченность пространства, возможные проблемы с парковками, ограничения по декорированию, проведению веселых конкурсов и шоу-программ.
Благодаря кейтерингу вы не привязаны к месту проведения торжества. Вы можете заказать обслуживание куда угодно: в лес, за город, на арендованную яхту. Для этого команде не нужно иметь обязательный доступ к кухне, как в случае с классическим ресторанным сервисом. Современные мобильные системы позволяют нам быстро разворачивать кухню в любом месте, при этом время развертывания крайне высокое, а качество сервиса в «полевых условиях» ничем не уступает ресторанному люксу.
При прочих равных, кейтеринг нередко оказывается дешевле традиционного ресторанного сервиса. Да, нужно понимать, что при аренде банкетного зала в ресторане стоимость площадки обычно частично заложена в оплату кухни и обслуживания. Но в случае с кейтерингом, у вас полностью развязаны руки: нет ограничений по кухне, месту размещения гостей, длительности вечеринки.
В любом случае вы всегда можете заказать просчет стоимости обслуживания банкета на конкретных условиях в кейтеринговой компании, например у нас в Incity, и в ресторане, и сравнить их. Можно даже запросить просчет обслуживания в рамках конкретного фиксированного бюджета, чтобы потом посмотреть, что на эту сумму предлагают разные компании.
Для этого нужно хорошо знать всех приглашенных, их вкусы и предпочтения. Угодить всем, как вы понимаете, непросто, но теоретически возможно. Когда мы в Incity Catering общаемся с клиентами, то выясняем все моменты. И если гостей много, даже продумываем зонирование подачи, чтобы веганам на стол не попало мясо, а люди с аллергией никак не столкнулись с арахисом. Разумеется, когда гостей мало, то с зонированием сложнее, хотя тоже можно придумать, как обыграть разделение меню. Кроме того, можно подумать насчет фуршетного подхода, особенно когда по программе праздника удобнее, чтобы гости активно перемещались по залу, не задерживаясь на одном месте.
Конечно можно. Технологии не стоят на месте и создать в шатре летний уют и тепло, когда на улице жуткие морозы и ветер, очень легко. Необычное решение — банкет зимой на улице — явно запомнится даже самым взыскательным и требовательным гостям праздника. Представьте, сколько эффектных снимков вы сделаете, если решите праздновать посреди леса в утепленном шатре: красивая гирлянда, точечный свет, даже лазерное шоу — все это легко делается на выезде. А особо теплолюбивым гостям можно предусмотреть пледы или тематические царские мантии, как в сказке «12 месяцев».
Существует множество сервисов-агрегаторов площадок для ивентов. На них удобно перебирать ближайшие варианты, делать выборки по цене, району, занятости на конкретные даты. Но если вы хотите, чтобы заботу и поиск кто-то взял на себя и сформировал для вас конкретный список вариантов, подходящих под все ваши требования разом, обращайтесь к нам в Incity и желательно сильно заранее, так выбор будет больше.
Обычно для подсчета необходимого количества закусок ориентируются на то, что за пару часов редкий гость способен осилить больше 400 гр угощений всех видов. Поэтому, если банкет будет коротким, то опирайтесь на эту цифру, а для вечеринки длительностью более 6 часов лучше заблаговременно заказать блюда из расчета в 1,5 кг еды на одного гостя.
Важный момент — в жару едят меньше, и если ваша цель не заказывать лишнего, то можете смело делать перевес в пользу легких десертов и прохладительных напитков. Зато зимой желательно предусмотреть больше горячего, а вот фрукты и овощи в морозы, даже если вы празднуете в теплом уютном помещении, расходятся хуже и очень часто остаются.
Ваш праздник, вам решать, чем угощать гостей. К тому же, быстрая еда — это не значит вредная, хоть такой стереотип и существует. Прежде всего фаст-фуд — удобная форма подачи блюд. А начинить аккуратные булочки, корзиночки, конверты и роллы можно самыми полезными и экстравагантными начинками: овощами, фруктами, мясом, рыбой, сырами, морепродуктами.
Очень оригинально будет смотреться такой вариант подачи на тематической вечеринке, мы часто работаем с заказами, в рамках которых уделяем максимум внимания стилизации подачи под стать идее вечера: в духе СССР, в стиле 90-х, в анимешных мотивах и пр.
Зависит от формата вечеринки. Классический свадебный банкет на несколько десятков гостей без официантов провести будет сложно, разве вы выберите фуршетную подачу и вместо наслаждения весельем станете следить, чтобы всего было вдоволь. Но барбекю и закрытая вечеринка «для своих» в приглашенном обслуживающем персонале не нуждаются. Можете просто заказать кейтеринг готовых и полуготовых блюд, после чего взять управление подачей в свои руки или передать их гостям: пускай сами берут все, что есть на столе, не стесняются.
Чтобы взрослые могли спокойно повеселиться, принято приглашать на праздник няню или аниматора, готового весь вечер следить и развлекать маленьких гостей. Что касается вопросов угощений для малышей, то обычно кейтеринговые агентства продумывают детское меню отдельно и так, чтобы никто не остался голодным и не переел.
В рестораны и банкетные залы при заведениях общественного питания — не всегда, но договориться зачастую можно. А вот тем, кто выбирает кейтеринговое обслуживание торжества на отдельной площадке, в этом сильно повезло — никаких ограничений на собственный алкоголь кейтеринговые компании не устанавливают. Учитывая, что спиртное — ключевая статья расходов на свадебных вечеринках, сэкономить, закупая его на оптовых базах и в гипермаркетах, можно до 25% бюджета.
Обычно все стандартно: стекла не бить, мебель не ломать, по окончании вечеринки культурно покинуть помещение. Как говорится, ничего нового для нормальных людей. Но нет правил без исключений. Некоторые банкетные площадки требуют обходиться без громкой музыки и танцев, некоторые — ставят ограничения на алкоголь, а также мы сталкивались с запретом на декорирование и присутствие детей. Поэтому очень важно заранее уточнять все нюансы и внимательно читать договор аренды, чтобы потом не пришлось платить штраф и переигрывать ситуацию в самом разгаре праздника.
В случае отмены банкета по вине владельца площадки или кейтеринговой службы клиент получает 100% предоплаты обратно, а также компенсацию, если таковая предусмотрена договором. В обратном случае, когда отмена происходит по вине клиента, предоплату, чаще всего, не возвращают. Но если есть риски того, что все может отмениться, подстраховаться и предусмотреть в договоре пункт о взаимной ответственности на случай подобного форс-мажора, например, обсудить частичный возврат предоплаты.
Можно своими силами или позвать ведущего. Кого звать — смотрите на свой вкус и бюджет. Но лучше, когда идеи ведущего и кейтеринговой компании будут переплетены, чтобы потом не выяснилось, что по плану танцы, а официанты подают сытное мясо и никто после такого угощения в пляс не понесется.
Разумеется, мы все можем поменять, даже если вы захотите, чтобы на столах обязательно были пироги по рецепту вашей прабабушки. Только этот момент следует обговаривать заранее и обязательно устраивать дегустацию, а то сюрпризы с недостаточно прожаренным или слишком запеченным вполне могут случиться. Дегустация, кстати, желательна даже при заказе традиционного меню, но все по договоренности.
В договоре на оказание услуг кейтеринговые компании детально прописывают список услуг, входящих в цену, отдельно — выводится стоимость блюд в меню. Чаще всего заказчики кейтеринга платят: за работу поваров и официантов, помощь в подборе площадки, ее оформлении, создании нужной атмосферы и тематический дизайн подачи блюд. Также подрядчик может оказывать услуги трансфера гостей на место празднования, брать на себя вопросы электрификации и организации полевой кухни на выездных вечеринках, и даже бармен-шоу тоже, скорее всего, будут в ведении кейтеринговой компании.
Мы несколько лет занимаемся тем, что делаем праздники яркими, торжественными, запоминающимися. Позвоните нашему менеджеру и договоритесь о встрече или приезжайте в офис Incity Catering, чтобы поближе познакомиться со специалистами в вопросах проведения банкетов мечты. У нас богатое портфолио, широкое меню и отличная партнерская сеть: площадки, ведущие, шоу-программы на любой вкус и бюджет. Все нюансы обсуждаем заранее, заключаем официальный договор, вносим коррективы по мере подготовки, если такие возникают. Обращайтесь, мы с удовольствием вам поможем.
